Dienstverlening Servicebalie
GRIF (factureringssysteem voor IBL)
In 2011 heeft de Servicebalie de administratieve afhandeling van de GRIF-rekeningen overgenomen van het AC.
Van het 4e kwartaal 2013 tot en met het 3e kwartaal 2014 zijn 624 rekeningen verzonden, hiervan zijn er op 31 december 2014, 16 rekeningen (nog) niet betaald.
Gastvrijheidsovereenkomst (GVO)
Op dit moment maken de volgende instellingen gebruik van de Gastvrijheidsovereenkomst: Hanzehogeschool (HvG), Fryske Akademy , Academische Opleiding Groningen (AOG), Energy Delta Institute (EDI), Noordelijke Hogeschool Leeuwarden (NHL), INCASS3, PolyVation, FIOM.
De GVO regeling telt per 31 december 2014 182 deelnemers waarvan 28 personen een lenerspas hebben afgenomen. Vanaf 2015 zal ook het NIOZ gebruik gaan maken van de GVO-regeling.
SPO
Vanaf 1 september 2014 verzorgt de Servicebalie de aanvragen voor een proxy-account van de SPO-ers.
In het verleden werd dit afgehandeld door de faculteit, door nieuwe afspraken tussen faculteit en UB verzorgen wij dit nu.
Op 31 december 2014 hebben 144 SPO-ers hiervan gebruik gemaakt.
Vermissingen
Eind november 2014 is er weer een vermissingenlijst uitgedraaid.
Doordat men de selectiesleutel heeft verruimd, staan nu ook alle boeken die niet uitgeleend mogen worden op de lijst. Een deel van deze boeken staat inmiddels in het magazijn met, ten onrechte, de code dat ze niet uitgeleend mogen worden. Inmiddels zijn we bezig om de lijst op te schonen en waar nodig de foutieve codes te herstellen.
Ondanks gemaakte afspraken verliep de afwikkeling van vermissingen niet in alle gevallen even goed.
We zijn nu in samenwerking met de afdeling O&O begonnen om alle vermiste boeken definitief uit het systeem te halen. Waar nodig zullen nieuwe exemplaren besteld worden. Dit project hopen we in het voorjaar van 2015 af te ronden, waarnaar we een goed beeld hebben van de daadwerkelijke vermiste boeken.
2011 : 3284 vermissingen
2012 : 2932 vermissingen
2013 : 2854 vermissingen
2014 : 4027 vermissingen
Wanleners
In 2014 heeft het AC 193 rekeningen verstuurd.
Ten opzichte van 2013 (272) een verlaging van 79 stuks. Op 1 januari 2015 stonden er nog 24 rekeningen open.
Ook dit jaar mochten we weer spijtoptanten begroeten uit 2012 en 2013.
Na betaling van de openstaande kosten mochten deze personen weer normaal lenen.
Er zijn 28 rekeningen naar het incassobureau gestuurd, waarvan er nog 5 in behandeling zijn.
Ten opzichte van vorig jaar (31 gevallen) hebben we 3 gevallen minder doorgestuurd.
Onderstaand overzicht geeft inzicht in het resultaat van de incassoprocedure :
Incassoresultaten Heijkoop
Jaar Totaal Alles
terug Alleen boeken Alleen
betaald Geen reactie Nog in behandeling
2010 43 16 ½ 13 4½ 9
2011 41 6 3 20 10 2
2012 35 2 5 16 8 4
2013 31 6 6 11 7 1
2014 28 8 2 12 6 5
In december 2013 zijn we gestart met het versturen van rekeningen naar gebruikers met of zonder geldige lenerspas die geen boeken maar nog wel een vordering (minimaal 10 euro) hebben open staan.
Doordat we maandelijks een lijst uitdraaien, houden we goed zicht op deze groep leners.
Op 1 januari 2015 hebben we nog 2 openstaande rekeningen.
Scholierenproject
Van de VWO scholen in de stad Groningen, deden dit jaar 5 scholen mee aan het Scholierenproject.
Voor deze periode (2014-2015) maken 183 leerlingen gebruik van de regeling.
De International School van het Maartenscollege doet wel mee in het project maar wordt niet gefactureerd daar zij een aparte status innemen binnen het Scholierenproject.
Door de reorganisatie is nu de afdeling O&O bij dit project betrokken. Dit gaf hier en daar verwarring van wie wat nu precies moet doen. Afgesproken is nu dat we in voorjaar 2015 om de tafel gaan zitten om alles goed door te spreken en het project op die manier nieuw leven in te blazen.