Kennissessie Google, door Guus van den Brekel

De werkgroep Kennissessies heeft  tot taak deskundigheid te bevorderen en te voorzien in de behoefte aan locatie- en sectoroverstijgende activiteiten.

Van de georganiseerde kennissessies staan filmpjes, foto’s en de Powerpointpresentaties op het bibliotheekintranet (BINT).

Georganiseerde sessies in 2012

1. Retrodigitaliseringsproject (27 maart 2012)
2. Data- en accountmanagement (18 april 2012)
3. Google (15 mei 2012)
4. Web-usability (25 september 2012)
5. METIS (31 oktober 2012)
6. Google-2 (18 december 2012)

Voor 2013 wordt gedacht aan de volgende onderwerpen:

• E-boeken
• Het Nieuwe Werken en de flexplek
• Open Access
• Reglement rondom promoties
• Apps
• Het beschikbaar stellen van digitale collecties

Werkgroepleden:

Gretha Landman, Dorien van Rheenen, Jitka Vavra, Hilda Schram, Gert-Jan Bokdam

Personeel in de inmiddels niet meer bestaande Bibliotheek Wiskunde en Natuurwetenschappen

Verzuimgegevens

• verzuimpercentage (na correctie van langdurig ziek): 3,6 %
  (komt daarmee overeen met de zgn. Verbaan-norm = vergelijkingsnorm met soortgelijke functies)
• verzuimfrequentie: 1,73

Omvang organisatie op 1 januari 2013

• 123,3 fte (inclusief UM)
• 116,7 fte (exclusief UM)
• allen in vaste dienst of afspraken met uitzicht op vast dienstverband.
• zaalwachten zijn niet in de tellingen meegenomen

Mobiliteit

Voor vormgeving van het mobiliteitsbeleid haakt de Bibliotheek onder meer aan bij het RUG-programma Talent Travel (programma voor duurzame inzetbaarheid OBP).

• Twee leidinggevenden hebben deelgenomen aan de Ja-maar show (bewustwording voor leidinggevenden)
• Twee bibliotheekmedewerkers hebben deelgenomen aan het Talent Event (bewustwording en workshops voor medewerkers)
• Zestien medewerkers hebben de Talent Scan (over ontdekken van talenten van medewerkers en hun inzetbaarheid) ingevuld. Indien gewenst kunnen zij de scan nabespreken met een loopbaanadviseur.
• Talent On Tour:
  In het kader van dit project is er idoor de Bibliotheek 1 medewerker in tijdelijke dienst aangenomen.

Opleidingen

• Binnen de Bibliotheek wordt in toenemende mate in projecten met elkaar samengewerkt.
• In 2012 hebben 6 medewerkers de cursus Prince 2 Foundation gevolgd
• In de zomer zijn een groot aantal medewerkers in de gelegenheid gesteld twee workshops Engelse taalvaardigheid te volgen (voor baliemedewerkers en medewerkers met publieksdiensten).

Een portret van Alex Klugkist, opgebouw uit honderden foto’s van collega’s, hangt nu in de directievleugel van de UB.

Woensdag 15 augustus 2012 overleed Alex Klugkist, oud-bibliothecaris van de Rijksuniversiteit Groningen. Hij was al geruime tijd ziek.

Alex Klugkist studeerde theologie en Semitische talen aan de Rijksuniversiteit Groningen, gevolgd door een korte wetenschappelijke loopbaan in Groningen en Göttingen. Van 1973 tot 1976 was hij hoofd van het Centraal Bureau voor Aanmelding en Plaatsing van aanstaande eerstejaarsstudenten, welk bureau tot taak had de nieuwe numerus fixuswet uit te voeren. Daarna vervulde hij van 1976 tot 1982 de functie van secretaris-beheerder van de Groningse Faculteit der Letteren.

In 1982 promoveerde hij op een proefschrift over de ontwikkeling van het Aramese schrift; in hetzelfde jaar werd hij onderbibliothecaris voor de bedrijfsvoering bij de Bibliotheek van de RUG. Bibliothecaris Klugkist trad toe tot het management van de bibliotheek in een periode dat steeds meer informatie digitaal verscheen, maar tegelijkertijd de gedrukte collecte bleef groeien met ca. 50.000 banden per jaar.
Op 1 oktober 1990 volgde Alex Klugkist bibliothecaris Wim Koops op. Als bibliothecaris zette hij het proces van automatisering van de verschillende bibliotheekprocessen voort. De ontwikkelingen in de bibliotheekwereld gingen steeds sneller: digitalisering van tijdschriften en naslagwerken, de opmars van e-books, met parallel hieraan de ontwikkeling van persoonlijke websites van wetenschappers, waarop ook hun publicaties te vinden waren. De bibliotheek probeerde dit te ondersteunen door het opzetten van repositories en daaraan gekoppeld een registratiesysteem voor wetenschappelijke publicaties. Allemaal mondiale ontwikkelingen waaraan de Groningse bibliotheek, met toch slechts bescheiden personele en financiële middelen, beslist deel moest nemen.

Betrokken
Alex Klugkist was in en buiten zijn werk vooral een sociaal en betrokken mens. Bijzonder was bijvoorbeeld zijn inzet voor de universiteitsbibliotheek in Ouagadougou, de hoofdstad van het straatarme Burkina Faso, waar Klugkist ettelijke keren heenreisde om de vorderingen te volgen. De laatste jaren voor zijn pensionering stonden in het teken van een grote reorganisatie: Klugkist stond aan de basis van een plan voor een nieuwe geïntegreerde bibliotheekorganisatie. Het bijbehorende personeelsplan kwam eind december 2009 gereed. De voltooiing van de reorganisatie was voor hem een goed moment om vervroegd uit dienst te treden; de invoering van de nieuwe organisatiestructuur liet hij over aan zijn opvolgster Marjolein Nieboer. In januari 2010 nam hij afscheid als bibliothecaris.

Helaas heeft Alex Klugkist niet lang van zijn pensioen mogen genieten. In 2011 werd slokdarmkanker bij hem geconstateerd. Na een operatie leek de ziekte aanvankelijk goed bestreden, maar dit voorjaar dienden zich weer complicaties aan, die hem uiteindelijk fataal werden.

Berber Klugkist ontvangt het door haar man geschreven boek uit handen van Frans Zwarts

Met oud-collega Sybren Sybrandy schreef Alex Klugkist de afgelopen jaren aan het boek Van knekelhuis tot kloppend hart, Geschiedenis van de Bibliotheek van de Rijksuniversiteit Groningen, 1615 – 2010. Helaas heeft hij de publicatie van dit monumentale boek niet meer mogen meemaken; het verscheen in november 2012.

Ruim 25 jaar heeft Alex Klugkist zich ingezet voor de Bibliotheek RUG. Directie en medewerkers van de Bibliotheek hebben veel respect en waardering voor alles wat hij heeft betekend voor hen persoonlijk, voor de Bibliotheek en de RUG.
Alex Klugkist is 67 jaar oud geworden.

Die goede oude kaartenbak…

Het project Implementatie optimalisering gang van het document is voor Nieuwe Aanwinsten in 2012 van start gegaan met het minder nakijken van gecatalogiseerd materiaal. Hebben andere bibliotheken een beschrijving al in gebruik, dan wordt deze beschrijving niet meer gecontroleerd door de nakijkers.

Eind 2012 gingen Informatie- en Collectiespecialisten van start met het toekennen van onderwerpsontsluiting (basisclassificatie en evt. trefwoorden) en plaatsingsnummers in de selectiefase, i.p.v. meer aan het eind van het traject, na het catalogiseren. Voor zover deze gegevens al voorhanden waren, is men bij Nieuwe Aanwinsten begonnen om ze toe te voegen aan de titelbeschrijving of het exemplaarblok.

Tevens is voorbereidend werk gedaan voor het kunnen toekennen van een volgnummer (als onderdeel van het plaatsingsnummer) en voor het kunnen genereren van een etiket, zodat begin 2013 van start kan worden gegaan met het shelf-ready afleveren van het materiaal: boeken en andere materialen zullen beveiligd en voorzien van etiket bij de studiezalen en vakbibliotheken aankomen.

Overigens gelden de genoemde nieuwe procedures t.b.v. Implementatie optimalisering gang van het document ook voor de Tijdschriftengroep.

Steeds meer tijdschriften online…

Bij de acq groep is in 2012 een toename van de werkdruk ervaren.  Deze toename is deels te verklaren door een verschuiving van gedrukte boeken naar e-books. Dit betekent meer werk per bestelling, maar daarboven ook meer bestellingen. Anderzijds werd de werkdruk verhoogd door langdurig ziekteverzuim en detachering, wat slechts gedeeltelijk gecompenseerd kon worden.

Verder namen alle lopende projecten nogal wat tijd in beslag en ook het vertrek van Willy Palmen betekende dat een aantal van zijn taken moest worden overgenomen, waaronder het GLB en de Europese aanbesteding van gedrukte boeken.

In september zorgde de aankondiging van Edzes om per 1 januari 2013 met de zaak te stoppen voor de nodige beroering. Naast het, vooral emotionele, feit dat onze oudste leverancier ermee ging stoppen, bracht dit ook voor zowel de acq groep als de tijdschriftenadministratie veel extra werk met zich mee. Lopende monografiebestellingen moesten worden gecontroleerd en veelal opnieuw bij een andere leverancier worden uitgezet. Abonnementen die via Edzes liepen moesten worden geannuleerd en opnieuw elders worden geopend. Omdat dit een uitgelezen moment was om deze abonnementen te controleren op relevantie voor de collectie, werd dit ook direct ter hand genomen. Dit heeft uiteindelijk geleid tot het opzeggen van ca. 300 tijdschrifttitels. En dus tot een substantiële besparing.

Lege tijdschriftenkasten in de voormalige Bibliotheek Wiskunde en Natuurwetenschappen

In het afgelopen jaar is de logistiek rond de tijdschriftenadministratie iets meer lean ingericht. Waar eerder de Tijdschriftenadministratie het materiaal (tijdschriftafleveringen en vooral afleveringen uit monografiereeksen) één keer per week aanleverde, gebeurt dat nu dagelijks. Dit zorgt voor een betere en snellere doorstroming van dit materiaal.

Naast de reguliere werkzaamheden heeft de groep zich voor een belangrijk deel bezig gehouden met het verwerken van verplaatsingen. Met name vanaf augustus heeft dit, door de clustering van EBR en FWN, het grootste deel van de capaciteit gekost. Karla Westra en Erik Eefting hebben van september t/m november hun dagen gesleten op de Bernouilliborg, om daar op locatie respectievelijk de monografieën en tijdschriften klaar te maken voor plaatsing in de UB-magazijnen. De deadline voor de monografieën is gehaald. Die voor de tijdschriften kon niet helemaal worden gehaald, maar deze klus is inmiddels ook afgerond.

In november is begonnen met de voorbereiding van de inhuizing van de Bibliotheek Letteren in 2013.

Het Duisenberggebouw, waar de Bibliotheek Zernike gehuisvest is.

Drie ontwikkelingen waren belangrijk in de Bibliotheek Zernike  in 2012:

• de samenvoeging van twee vakbibliotheken tot Bibliotheek Zernike
• uitbreiding van collectie en faciliteiten
• vernieuwing Informatievaardigheden Onderwijs (IVO)

Samenvoeging bibliotheken

Het meest in het oog springende project in 2012 is geweest de samenvoeging van de twee bibliotheken Wiskunde en Natuurwetenschappen en Economie & Bedrijfskunde en Ruimtelijke Wetenschappen tot de Bibliotheek Zernike. Sinds medio oktober is er nu één gezamenlijke bibliotheek voor deze drie RUG-faculteiten op het Zernike-complex.

Daarvoor is in overleg met medewerkers van de faculteiten en in samenwerking met diverse collega’s in korte tijd een selectie gerealiseerd uit 5,5 kilometer collectie tot de huidige 2,2 km. Deze collectie staat in open opstelling in het Duisenberg Gebouw met de nieuwe naam Bibliotheek Zernike.

Bibliotheekmedewerkers hebben een enorme hoeveelheid werk verzet om deze fusie te realiseren. Een fusie die behalve herziening van de open collectie ook aanpassingen in werkprocedures, taakverdeling en nieuwe samenwerkingsverbanden met zich mee bracht.

Uitbreiding collectie en faciliteiten

Er is niet alleen in de collectie gesneden. Er zijn ook uitbreidingen op gang gebracht.

• Voor de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen(FWN)  zijn de profielen waarmee bestelsuggesties worden gegenereerd uitgebreid en verbeterd.  Op het gebied van Life Sciences  werd een digitaal tijdschriftenarchief aangeschaft.
• Voor de Faculteit Economie & Bedrijfskunde (FEB) is de toegang tot financieel-economische data uitgebreid.
• Voor  de Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen (FRW) zijn de mogelijkheden voor relevante e-books uitgebreid.
• Voor onderzoekers van de RUG is in 2012 de Datakamer in de Bibliotheek Zernike ingericht. Hier kunnen, na afspraak, specifieke databestanden via remote access worden benaderd, zoals historische data van bestanden van Bureau van Dijk en microdata van het CBS.

Informatievaardigheden Onderwijs (IVO)

Verschillende activiteiten rond instructies in informatievaardigheden voor de drie faculteiten FWN, FEB  en FRW zijn in de nieuwe bibliotheek onverminderd doorgegaan. Naast algemene instructies worden specifiek op curricula afgestemde instructies verder uitgebreid. Dit  in nauw overleg met de docenten.

De Bibliotheek Zernike ontwikkelt een nieuwe aanpak, zoals “Teach the Teacher” voor het jaar 2012-2013 voor grote, intensieve onderzoeksvakken van de FEB. Daarbij wordt gebruik gemaakt van Nestor en Libguides. Vooral voor FWN zijn in 2012 belangrijke ontwikkelingen doorgevoerd in de Libguides. Libguides vervangen in 2012 definitief verouderde literatuurgidsen die via het web van de genoemde vakgebieden werden aangeboden.

Tijdens de Studiestartweek in september kregen ruim 1000 eerstejaars studenten van FEB een intensieve introductie van hun studierichting. Ze kregen o.a. een korte introductie en rondleiding in de Bibliotheek Zernike.

Het oude Harmoniegebouw gezien vanuit het nieuwe; foto George Welling

Beide vakbibliotheken in het Harmoniegebouw kregen te maken met een nieuw (interim-)hoofd, tevens clusterbibliothecaris, en de opdracht om te verkennen waar in praktische zin meer samenwerking mogelijk en wenselijk was.  De vorming van een Harmonie-clusterbibliotheek leek voor de hand te liggen.

Al snel werden we ingehaald door de plannen voor clustervorming tot Bibliotheek Binnenstad, waarbij de Letterenbibliotheek als eerste ‘de oversteek’ zou maken (2014) en de Rechtenbibliotheek in een latere fase. Samenwerking in praktische zin is vervolgens wat bescheidener ingezet, maar waar nodig e

n mogelijk werden activiteiten gezamenlijk opgepakt (werkbezoeken elders, themabijeenkomsten, huisregelweek, gezamenlijk koffiedrinken etc.) of assistentie verleend (knelpunten bij baliebezetting ).

De reguliere dienstverlening vormde uiteraard de ‘rode draad’ in de werkzaamheden van beide teams: baliewerkzaamheden, collectievorming, instructies voor diverse doelgroepen, libguides maken en verbeteren, het netwerk aan (facultaire) contacten verder opbouwen en onderhouden, etc. Daarnaast hebben diverse medewerkers geparticipeerd in projecten en werkgroepen.

Voor Letteren speelt dat sinds september 2012 een groot deel van de moderne talen is geclusterd in de nieuwe studie Europese Talen en Culturen.  De studierichtingen Fins, Hongaars, Noors en Deens zullen worden afgeschaft, wat uiteraard consequenties zal hebben voor de collectievorming op deze vakgebieden.

De Bibliotheek Letteren is begonnen met de voorbereidingen voor de komende inhuizing in het UB-gebouw. Dit vraagt veel aandacht en levert extra werkdruk op, omdat e.e.a. naast de reguliere dienstverlening verloopt.

Door het Rechten- en Letterenteam werd gezamenlijk meegedaan aan de pilot R&O-gesprekken, op vrijwillige basis.

NEXT

In 2012 kon voor het eerst een verzoek voor het inhuizen van een RUG-partij in de Universiteitsbibliotheek worden gehonoreerd. De nieuwe koepelorganisatie voor (studie)loopbaanadvies met de naam NEXT bevindt zich nu in de Universiteitsbibliotheek op de 1^ste verdieping. Hier vinden diverse activiteiten voor studenten plaats, zoals inloopspreekuren, workshops en CV-checks.

De ruimte is gerestyled in de huisstijlkleuren van de RUG. NEXT maakt dankbaar gebruik van diverse andere ruimtes in de UB voor het geven van hun workshops.

De centrale informatiebalie in de Universiteitsbibliotheek

De ontwikkeling van de bibliotheek richting flexibele organisatie maakt Lean werken en projectmatig werken niet alleen gewenst, maar zelfs noodzakelijk. In dat kader namen veel bibliotheekmedewerkers deel aan een Workshop Lean, en hebben andere medewerkers de cursus Prince 2 Foundation gevolgd.