De stuurgroep is bezig geweest met een kaderstelling voor het project, inmiddels is deze door het MT vastgesteld en binnen de organisatie gecommuniceerd. Hiermee zijn belangrijke uitspraken gedaan t.a.v. de gewenste koers, onder andere: zoveel mogelijk selfservice bij uitleenprocessen, het verder centraliseren en integreren van baliefuncties, de inzet van WIM-mers in de frontoffice.

In de projectplanning is de inzet van een masterstudent FEB voorzien t.b.v. een gebruikerssurvey. Deze survey is van vitaal belang, dat blijkt ook uit de literatuur en ervaringen van collega’s. De projectgroep heeft in de periode juni t/m okt 2011 367 projecturen geschreven, verdeeld over 11 personen (stuurgroep en projectleider niet meegerekend).

Klaran Visscher

Op 27 september is de officiële kick-off van het project Learning Grid gehouden. Het project Herinrichting Publieksdiensten UB-gebouw (HPU) overlapt met het Learning Grid project doordat dit project zich richt op de gehele hernieuwde inrichting van het UB-gebouw. Dit heeft consequenties voor de locatie van de LG in de UB en voor de tijdsplanning.

Op 11 oktober heeft de projectleider op een informatiebijeenkomst een presentatie gehouden over het LG project voor 54 collega’s. Op deze bijeenkomst werd ook een presentatie gehouden van het HPU-project.

De LG projectgroep is eind 2011 begonnen met inlezen in ontwikkelingen en komt in principe 2-wekelijks op vrijdagmorgen bij elkaar.

Mischa van Delden

Bibliotheek Godgeleerdheid en Godsdienstwetenschap: uit de collectie

Bij RefWorks speelde in 2011 niet alleen de overgang naar de nieuwe versie, maar ook de overgang naar Office 2010. Restanten van de eerder geïnstalleerde EndNote of Reference Manager leverden problemen op bij het gebruik van RefWorks (Write-N-Cite) onder Word 2010. M.b.v. het CIT werd hiervoor een adequate oplossing gevonden en aangeboden aan gebruikers. De overgang naar versie 2.0 in juli is goed verlopen.

Later zijn er drie grote storingen geweest aan de kant van de RW-leverancier, waarbij RefWorks traag dan wel helemaal niet functioneerde. Onder andere de samenwerking tussen RefWorks groepsleden en de licentiebeheerders maakten dat de normale situatie snel hersteld kon worden. Als dit soort situaties vaak voorkomt, kan deze dienst imagoschade oplopen. Om beter inzicht in deze problemen te krijgen is besloten contact te leggen met RefWorks-coördinatoren bij andere universiteiten, om eventueel in samenwerking met RefWorks te communiceren.

Er is contact gelegd met de Universiteit Utrecht, Erasmus Universiteit Rotterdam en Universiteit van Amsterdam. Via deze contacten is het goed mogelijk de Groningse situatie te vergelijken met elders wat betreft RefWorks storingen, aantallen gebruikers, ontwikkelingen zoals RefWorks 2.0, etc. De RefWorks-vertegenwoordigers van deze universiteiten reageerden enthousiast op het Groningse initiatief.

Op het gebied van managementinformatie wordt er gewerkt aan een Excel formulier om een overzicht te geven o.a. gecreëerde accounts per maand. Vooralsnog blijven we het huidige e-mail systeem hanteren waardoor geen exacte vraag-en-antwoord statistieken kunnen worden gegeven, maar we steekproefsgewijs een indicatie zullen maken. Een speciaal vraagafhandelingssysteem introduceren vanwege de vraagdruk is niet nodig, omdat er slechts enkele vragen per week doorkomen die direct worden opgepakt of doorgespeeld naar collega’s.

Joost Driesens

Jan Feringa

Bibliotheek Godgeleerdheid en Godsdienstwetenschap

Doelstelling van dit project is, de zichtbaarheid te vergroten van de GGW-onderzoekspublicaties via Repository en MePa’s (‘Visibility’).

Voor alle publicaties geldt:

1. Zo snel mogelijk
2. Foutloos
3. Bibliografische metadata
4. Fulltext: verplichting tot ‘deponeren’, conform het model van de Erasmus Universiteit Rotterdam, dat het CvB van de RUG wil verkennen.

Efficiënte, geïntegreerde workflow van het onderzoeksregistratiesysteeem Metis en de Repository (‘Efficiency’):

1. Invoer van metadata en fulltext door de onderzoeker
2. Invoerondersteuning door de Bibliotheek
3. Controle door de Bibliotheek
4. Presentatie via Repository en MePa
5. Eindcontrole voor onderzoeksverslag door de GGW-beleidsmedewerker onderzoek

Hiervoor willen we een pilot doen bij GGW met inzet van Personal METIS. Dit product moet daartoe nog wel verbeterd worden, de planning is nu dat dat in januari 2012 gereed is. Verder heeft Arjen van der Knijff een onderzoek gedaan naar de toekomst van onze repository-software. Zijn advies is dat we moeten stoppen met maatwerksoftware (Wildfire) en dat de twee meest geschikte alternatieven zijn Dspace en Eprints, beide Open Source producten die ook door andere instellingen worden gebruikt. Johannes Nicolai zal projectleider zijn van het vervolgproject, waarin de definitieve keuze wordt gemaakt incl. migratieplan.

Jan Feringa

Begin september 2011 werd Sylvia Daskalova belast met de uitvoering van het project. Dat behelsde de volgende werkzaamheden:
1. het voeren van vraaggesprekken met die medewerkers van de bibliotheekorganisatie die
betrokken zijn bij de externe communicatie,
2. het voeren van vraaggesprekken met gebruikers uit de verschillende doelgroepen van de
bibliotheekorganisatie,
3. het maken van een inventarisatie van de huidige inzet van externe communicatiemiddelen en
4. het schrijven van een rapport, bestaande uit:
a. een overzicht van de huidige externe communicatie van de Bibliotheek RUG,
b. aanbevelingen over de inzet van communicatiemiddelen en
c. een managementsamenvatting van diezelfde adviezen.

In de laatste drie weken van november schreef Sylvia het rapport. De uitkomsten kwamen aan de orde in het regulier MT-overleg van 16 december.
Na afloop van het project werden de aanbevelingen aan alle medewerkers van de
bibliotheekorganisatie en aan belangstellenden gepresenteerd tijdens een afsluitende
projectbijeenkomst; deze vond medio januari 2012 plaats.

Rienk Withaar

Bibliotheek Economie en Bedrijfskunde / Ruimtelijke Wetenschappen

Het project Optimalisering gang van het document behelst alle stappen van het selecteren van een nieuw item (boek, tijdschrift, dvd, enz.) om op te nemen in de collectie, tot het moment dat het item klaar is om geleend te worden door de klant. De focus ligt puur op de backoffice in de organisatie.

Dit project behelst:

1. Vereenvoudiging plaatsen bestellingen
2. Reductie papier- en handwerk Acquisitie
3. Shelf-ready maken van monografieën door de afdeling DocumentVerwerking
4. Optimalisering werkproces catalogiseren
5. Mogelijke samenwerking Acquisitie en Tijdschriftenacquisitie
6. (Schaduw)administratie volgnummers tijdschriften elimineren
7. Standaardisatie tijdschriftretouren
8. Management informatie LBS-data

Ingrid Nicolai-Burghgraef

Groningen op een 17e-eeuwse kaart van Sebastian Munster

Dit project begon met een pilot (april-oktober 2010), met als doel te komen tot een protocol voor digitalisering en online beschikbaar stellen van enkele verschillende materiaalgroepen: boeken en tijdschriften enerzijds en Griekse papyri anderzijds, omdat naar verwachting het meeste materiaal dat gedigitaliseerd zal worden bestaat uit tekst- en beeldmateriaal. Deze leerzame pilot is met goed gevolg afgesloten. Beide collecties staan op facsimile.ub.rug.nl: Nederlandse Boekgeschiedenis (Brinkman Catalogi en Nieuwsblad voor den Boekhandel) en Papyri Groninganae.

Voorafgaande aan de digitale publicatie van de collecties is veel werk verzet:

• Voorbereidende werkzaamheden:
  Belangrijk bij ieder project is overleg vooraf, waarin afspraken gemaakt worden over allerlei zaken m.b.t. de te digitaliseren collectie. Hiervoor hebben we een formulier ontwikkeld waarin essentiële data worden vastgelegd.
• Scanwerk:
  Tijdens de pilot zijn hebben we ervaringen opgedaan met scanwerk. Voor het project Digitalisering Nederlandse Sociologietijdschriften (diginedsoc) hebben we het eerste tijdschrift Mens en Maatschappij (1925-2000) laten scannen bij de Groninger Archieven. Helaas konden zij ons niet het gewenste eindresultaat konden bieden. Daarna is een scanopdracht verstrekt aan GMS in Alblasserdam; ook hebben zij een verzameling brieven op microfilm voor de Hemsterhuiscollectie gedigitaliseerd. Hoewel het eindresultaat nu goed is zijn we over andere aspecten minder te spreken, dus ook deze keuze is aan herziening onderhevig. Onze collectie brieven van Petrus Camper is naar grote tevredenheid gescand bij de Groninger Archieven.
• Invoer metadata:
  Voor diginedsoc is vooral aan de metadatakant (invoer van tijdschriftartikelen in RefWorks databases) veel werk te verzetten. Hoewel veel collega’s hieraan meewerken is de bijdrage te weinig structureel, een ongewenst bijeffect van het projectmatig werken.
• facsimile.ub.rug.nl:
  Eind april 2011 kwam CONTENTdm 6.0 beschikbaar. Dit viel samen met de stage die Pieter van de Veen bij ons vervulde, in mei en juni. Hij ging voortvarend te werk met het uploaden van de andere collecties in 6.0. Wij hopen in de toekomst een beroep op hem te mogen blijven doen. In de aanloop naar de publicatie van de papyri is uitgebreid contact geweest met Prof. K. A. Worp, emeritus hoogleraar Papyrologie in Leiden. Hij heeft onze papyri van zijn geleerde commentaar voorzien en inmiddels internationaal bekendheid gegeven aan onze site. Per 1 oktober 2012 zijn we live gegaan.

De gepubliceerde collecties tot nu toe:

(onderdeel van / op instigatie van: Universiteitsgeschiedenis = UG / Bijzondere

Collecties = BC / Faculteiten = FA)

• Brinkman catalogi 1936-1950 (FA)
• Nieuwsblad voor den Boekhandel 1940-1945 (FA)
• Fragments from a Music Manuscript (flyleaves Inc. 70) (BC)
• Brieven van François Hemsterhuis (in opbouw, wordt onderdeel van Hemsterhuiscollectie)
• Papyri Groninganae (FA)
• Brieven van Petrus Camper (in opbouw, wordt onderdeel van Petrus Campercollectie) (BC)
• Frans van Schooten Handschriften (in opbouw) (BC)

Financieel overzicht (2011-2014)

Inkomsten

• Subsidie: K€ 250
• Matching Bibliotheek: K€ 50
• Totaal: K€ 300

Uitgaven

• Personele lasten: K€ 175
• CONTENTdm K€ 40
• Scans/foto’s/server K€ 85
• Totaal: K€ 300

 Alie Bijker

Een verre voorloper van de Discovery Tool...

Het projectteam Discovery Tool heeft zich in 2011 gebogen over de kenmerken van de producten voor Discovery Services van de vier grote aanbieders, te weten SUMMON, EBSCO, Primo en WorldCatLocal.

Van verschillende zusterorganisaties die voor vergelijkbare keuzes staan of stonden zijn rapporten opgevraagd en doorgenomen. Het feit dat OCLC WorldCatLocal pas dit jaar in Europa is gaan aanbieden maakt dat het oordeel van bibliotheken die vorig jaar of eerder een beslissing hebben genomen negatief uitvalt.

In een vroeg stadium heeft het team besloten zich verder te concentreren op Primo en WCL. SUMMON werd als een minder prettige gebruikersomgeving ervaren en is lastig te integreren met andere bibliotheeksystemen. De eis van inloggen voordat met de EBSCO-tool gezocht kan worden vindt het team onacceptabel. Zoeken moet voor iedereen mogelijk zijn.

In de voorbereidingsfase van het project leek het aantrekkelijk voor verschillende producten een testomgeving te bouwen. Daar heeft het team van af gezien. Met een redelijke investering in tijd en middelen kunnen de testomgevingen niet volledig zijn en zullen ze door de mand vallen op essentiële onderdelen. We streven er daarom naar via de leveranciers of direct bij een collegabibliotheek mee te kijken.

In de loop van mei-juni 2011 is duidelijk geworden dat wat betreft de vindbaarheid van digitale content de producten elkaar niet veel ontlopen of voornamelijk voordelen van tijdelijke aard hebben. De verschillen worden gemaakt in de mogelijkheden de lay-out aan te passen, aanvullende functies te bieden (“customization” met apps) en de mate waarin de software samenwerkt met bestaande bibliotheeksystemen. De relaties met de linkresolver, de catalogus voor met name de fysieke collectie en de beschikbaarheid van het gevonden materiaal door een koppeling met de leenstatus blijken belangrijk en soms duidelijke knelpunten. Dit zijn ook punten waar collega’s in het land die nu in de implementatiefase zitten of sinds kort hun Discovery Tool of Service aan bieden, tegenaan lopen. Het zijn ook punten die voor iedere bibliotheek weer iets anders liggen.

Het projectteam is nu doende vooral deze doorslaggevende zaken in kaart te brengen. Inmiddels is wel een goed beeld van de verschillende opties en de kosten van licenties. Het door de ICT-strategiecommissie ter beschikking gestelde budget zal zeker het overgrote deel van de kosten kunnen dragen

Activiteiten van het team in 2011:

• Demonstraties van Primo en WorldCatLocal in de bibliotheek
• Bezoek aan de Primo gebruikersdag bij de UvA in Amsterdam
• Jan Feringa onderhoudt in UKB-verband contact met collega’s in het land die zich met Discovery Services bezig houden;
• Peter van Rees houdt informatie van de discussiegroepen bij;
• Christina onderhoudt contact met ICS-en in het land die in de eerste en tweede lijn betrokken zijn bij Discovery Service projecten (met name VU, UvA, Rotterdam en Nijmegen).

Christina Elsenga

Bibliotheek Economie en Bedrijfskunde / Ruimtelijke Wetenschappen

We werken al een aantal maanden met SFX4; André Keijzer heeft veel tijd nodig gehad om ‘losse eindjes’ af te werken. De introductie van BX wordt opgehouden door onenigheid met Ex Libris over een te betalen licentie voor een testomgeving. Margreet Nieborg (functioneel beheerder) laat dit nu escaleren.

Jan Feringa

Bibliotheek Gedrags- en Maatschappijwetenschappen

In de laatste jaren komen er steeds meer verschillende e-readers en tablets die voor het lezen van e-books en -artikelen op de markt. Daarnaast koopt de Bibliotheek RUG tegenwoordig steeds meer e-books. Deze e-books komen via verschillende platforms beschikbaar. Het formaat waarin deze e-books beschikbaar komen verschilt nogal: PDF, HTML, via DRM-platforms. Sommige van deze formaten lenen zich beter voor lezing op een e-reader of tablet dan andere.

Het project E-readers GMW had als doel het inventariseren van gebruikerservaringen met verschillende typen e-readers en met verschillende typen e-books. Tijdens het project werden drie wetenschappelijke medewerkers van de Faculteit GMW gevraagd naar hun ervaringen met de verschillende e-bookformaten uit de RUG-collectie via verschillende e-readers.

Deze medewerkers kregen allen drie typen e-reader/tablet in bruikleen, een Sony e-reader, een Archos e-reader en een iPad. Tijdens de leenperiode gebruikten zij de e-reader, bekeken een selectie van e-books op hun vakgebied van verschillende aanbieders: EBL, Ebrary, MyiLibrary, Oxford Scholarship Online en PsycBOOKS. Zij rapporteerden aan de Bibliotheek GMW terug over hun bevindingen m.b.t. tot de genoemde platforms en e-readers.

Eind 2011 had een van de drie medewerkers de twee e-readers in bruikleen gehad en beschikte hij over de iPad; de tweede onderzoeker had op dat moment de Sony e-reader in bruikleen en kreeg daarna de iPad tot zijn beschikking. De derde medewerker is uitgerust met de Archos e-reader.

Naar verwachting zijn de resultaten van dit proefproject eind januari bekend. Op dat moment kunnen de twee iPads die ten behoeve van dit project zijn aangeschaft elders in de bibliotheekorganisatie worden ingezet.

Rienk Withaar