Introductie bug tracking systeem FogBugz

Jan Herman Veldkamp

In 2011 heeft de afdeling Ontwikkeling en Beheer Bibliotheekinfrastructuur  (OBB/BII) het bugtracking systeem Fogbugz ingevoerd.

Doel

• Verbeteren van de service aan de interne en externe klanten door een gestructureerde probleemafhandeling en informatie over probleemstatus.
• Verbeteren van de controle van leveranciers door beter overzicht te houden over aangemelde problemen.
• In kaart brengen van de frequentie en de doorlooptijd van veel voorkomende problemen.
• Opbouwen van een knowledgebase van bekende problemen met de oplossingen, zodat de afdeling minder afhankelijk wordt van de aanwezigheid van experts.

Keuzetraject voor Fogbugz

Een groepje toekomstige gebruikers heeft een aantal systemen getest. Systemen die al bij de RUG in gebruik waren hadden de voorkeur.  De keus viel uiteindelijk op FogBugz vanwege het implementatiegemak.  Een snelle implementatie van het concurrerende systeem zou vier maanden vergen, waarbij de gehele afdeling ook nog een aanzienlijk aantal dagdelen zou moeten inplannen voor configuratie en  instructie. Aanvragen en instellen van FogBugz kostte uiteindelijk 1 persoon 1 uur.

Testperiode

Het plan was om tijdens de trial te beginnen met een kleine groep gebruikers en alleen de issues, die betrekking hadden op LBS, bij te houden in het systeem. Op basis daarvan  zou een beslissing worden genomen. Al snel was er zoveel enthousiasme, dat ook allerlei andere projecten en gebruikers toegevoegd werden. Over wel of niet doorgaan was geen twijfel meer.

De situatie eind 2011

Het systeem is niet meer weg te denken uit de workflow van de afdeling.  FogBugz wordt binnen OBB gebruikt voor de afhandeling van diverse binnenkomende vragen en problemen. Gemiddeld zo’n 60 per week. Top-afhandelaar is Peter van Rees. De afdeling OBB beschikt nu over een systeem,  dat  helpt om de taken op een professionele wijze uit te voeren. De implementatie is bijna stressloos verlopen.

Jan Herman Veldkamp