Het Broerplein, hart van de Rijksuniversiteit Groningen, met rechts de Universiteitsbibliotheek

Voor u ligt het jaarverslag 2011 van de Bibliotheek, een jaar waarin de bibliotheek volop in beweging was. Er verscheen een evaluatierapport over de invoering van de nieuwe bibliotheekorganisatie en een geïntegreerd collectievormingsplan, een heus huzarenstukje van de beide sectoren, die zich met collectievorming bezig houden. Eind 2011 hield de Bibliotheek een Klanttevredenheidsonderzoek binnen de RUG. De resultaten van het onderzoek zullen leiden tot het verder verbeteren van de goede en toegankelijke dienstverlening die onze doelgroepen van de bibliotheek gewend zijn.

De Bibliotheek kwam o.a. in het nieuws door onverwachte schimmelvorming in het magazijn, de lipdubfilm en verruimde openingstijden van de UB vanaf 1 januari 2012.

Het Visiedocument ‘Bibliotheek in beweging’ is vastgesteld en daarmee is de richting van de bibliotheek bepaald. De publieksversie van het visiedocument is te raadplegen.

De Bibliotheek prioriteerde enkele beleidskeuzes uit het Visiedocument.

• ‘Optimalisering van de werkprocessen binnen de Bibliotheek RUG’ had hoge prioriteit en werd begeleid met inzet van deskundigheid van een hoogleraar en een post-doc vanuit de faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Rijksuniversiteit Groningen.
• ‘Externe communicatie: hoe bereikt de Bibliotheek haar klanten’ richtte zich op stroomlijning van alle externe communicatie vanuit de Bibliotheek naar haar gebruikersgroepen binnen en buiten de RUG.
• ‘Herontwerp publieksfuncties UB-gebouw’ startte najaar 2011 met als doel de publieksfuncties in het UB-gebouw te herontwerpen, zodat ze klantgericht, efficiënt en toekomstbestendig zijn.

Binnen de Bibliotheek zijn in 2011 een groot aantal sectorbrede werkgroepen van start gegaan. De Bibliotheek ontving projectfinanciering voor drie ICT-Meerjarenprojecten:

• Discoverytool
• Bibliotheekondersteuning digitale readers
• Learning Grid.

De verhuizing van de Bibliotheek Wijsbegeerte vanuit de faculteit naar de vierde verdieping van de UB is begin april voltooid. De faculteit heeft de bibliotheekruimte verbouwd tot een eigentijdse voorziening met studie- en flexwerkplekken.

De Bibliotheek heeft de opgelegde bezuinigingen (ruim €300.000,-) kunnen opbrengen. De personele krimp is voortgezet en omgezet in een groter budget voor collectievorming. Dat vergde veel van de flexibiliteit van het personeel. We kunnen trots zijn: de Bibliotheek sloot het jaar af met een positief financieel resultaat.

Clustervorming
In 2011 vond besluitvorming plaats over de tijdelijke inzet van een clusterbibliothecaris bij de faculteiten Rechten en Letteren en bij de drie faculteiten op de Zernikecampus.

In verband met de veranderende financiële positie van de Bibliotheek kreeg de werkgroep ‘Scenario’s clustervorming’ (Financiële Planning en Begroting, Vastgoed- en Investeringsprojecten en Bibliotheek) begin 2012 de opdracht een rapport op te leveren met een beschrijving van mogelijke besparingen op basis van de kostendragers voor ruimte, personeel en exploitatie. Uiteindelijke doel is de jaarlijkse overheveling, van K€ 150, vanuit het personeelsbudget naar het collectievormingsbudget de komende jaren te continueren. Het rapport zal verschillende scenario’s beschrijven. Centraal hierin staat het fysiek clusteren van vakbibliotheken en het verminderen van het aantal locaties. De bibliotheek voorziet een afname van het aantal locaties tot uiteindelijk twee clusterbibliotheken. Een Bibliotheek Binnenstad (in het UB-gebouw) en een Bibliotheek Zernike (in de EBR/WN-bibliotheek). Dit is benoemd als ons voorkeursscenario. Het UMCG is beslissingsbevoegd met betrekking tot de CMB (Centrale Medische Bibliotheek).

drs. Marjolein Nieboer
Directeur/bibliothecaris

Concentratie

Met het “Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) 2011” heeft de Bibliotheek RUG de klanttevredenheid, het belang en het imago van de bibliotheek gemeten onder haar gebruikers, de studenten en medewerkers van de universiteit. Dit KTO vond plaats naar aanleiding van de reorganisatie van de bibliotheek in 2008-2009. Ook zijn in het onderzoek enkele vragen gesteld over nieuwe ontwikkelingen, zoals de inrichting van een learning grid in het UB-gebouw.

De respons op het onderzoek was goed. De bibliotheek ontving ruim 3500 ingevulde enquête formulieren retour. De uitkomsten van het onderzoek worden begin 2012 verwerkt tot een evaluatierapport voor de opdrachtgever, het College van Bestuur van de RUG en voor intern gebruik bij de bibliotheek. De bibliotheekorganisatie hoopt met de uitkomsten nog beter tegemoet te komen aan de wensen van de gebruikers. In 2013 wordt het onderzoek herhaald.

In de Rechten Bibliotheek

Jaarverslag Bibliotheek Rijksuniversiteit Groningen

Teksten:
Frank den Hollander
Gretha Landman
(tenzij anders vermeld)

Fotografie:
Pieter Dol
(tenzij anders vermeld)

Vormgeving en techniek:
Floris de Jonge ontwerper

Vragen, opmerkingen:
communicatie-bibliotheek@rug.nl

Copyright 2012
Communicatieteam Bibliotheek Rijksuniversiteit Groningen

28 november 2011: Uitreiking eerste Open Access-Nieuwsbrief aan Sibrand Poppema

Op 28 november 2011 reikte directeur Marjolein Nieboer de eerste Open Access-Nieuwsbrief uit aan collegevoorzitter Sibrand Poppema. Deze nieuwsbrief wordt driemaal per jaar uitgebracht als bijlage bij de al langer bestaande Innovatieflits. Autuersrechteninformatiepunt Esther Hoorn schrijft de nieuwsbrief samen met redacteur Ronald Vermeer, die namens de Transfer Liaison Groep ook de Innovatieflits verzorgt.

• De laatste Open Access Nieuwsbrief

Boekenmagazijn in de Universiteitsbibliotheek

Begin mei 2011 werd er een actieve schimmel gevonden in de tweede fase van het boekenmagazijn. Na deze constatering werd dit deel van het magazijn in de kelder direct tot “niet te betreden gebied” verklaard. Personeel en gebruikers werden geïnformeerd. De uitleen van boeken uit betreffend deel werd onmiddellijk gestaakt. Teruggebrachte boeken uit deze collectie werden apart gezet en ingepakt. Na metingen van luchtvochtigheid en temperatuur bleek de vochtigheid erg hoog. Drie bouwontvochtigers werden geplaatst om de luchtvochtigheid terug te brengen naar aanvaardbare waarden. Documentenwacht, een externe deskundige organisatie, werd ingeschakeld om de situatie te beoordelen en voor advies.

Uit het advies bleek, dat de reeds getroffen maatregelen goed waren. Verder werden een bouwkundig- en een schimmelonderzoek aanbevolen. Daarnaast werd geadviseerd ten aanzien van behandeling en schoonmaak van de collectie en de ruimte.
Na onderzoek naar de soort schimmel bleek dat deze niet direct schadelijk was voor de gezondheid van de medewerkers.
Uit het bouwkundig onderzoek bleek, dat er problemen waren met het afvoeren van doorgelekt hemelwater in o.a.de spouwmuur. Deze problemen zijn besproken met de bouwkundige van het Facilitair Bedrijf en vervolgens hersteld.

De bouwkundige problemen zijn aangepakt door het Facilitair Bedrijf. De loodslabben in de spouwmuren zijn gerepareerd. De waterafvoer op de binnenplaats is verbeterd. Het vervuilde groene glas is afgevoerd en de deklaag (dak magazijn) is waar nodig hersteld. Het water wordt nu beter afgevoerd. De bouwwerkzaamheden zijn afgerond.

De schimmelvorming is gestopt, nadat er ontvochtigers zijn geplaatst. De schimmels zijn verdroogd en verstoft. Er heeft een handmatige reinigingsactie plaatsgevonden van met name boeken en kasten. Teruggebrachter boeken uit de betreffende collectie, die apart waren verpakt, zijn gereinigd en teruggeplaatst. De schoonmaakwerkzaamheden zijn afgerond.

In het ventilatie- en luchtbehandelingssysteem zijn filters vernieuwd. Hierbij is geconstateerd, dat er twee kleppen verkeerd stonden. Dit is verholpen. De temperatuur in het betreffende magazijndeel is hierdoor verbeterd. Ook deze werkzaamheden zijn afgerond.

De klus op zich is geklaard. De vraag blijft hoe schimmelvorming te voorkomen. Vandaar enkele aandachtspunten.

• Monitoring van temperatuur en vochtigheid zijn belangrijk. De medewerkers van het magazijn zijn deze gaan monitoren. Dagelijks wordt de temperatuur en de vochtigheid gemeten en vastgelegd. Het Facilitair Bedrijf onderzoekt de technische mogelijkheden om temperatuur en vochtigheid op afstand te monitoren. Dit wordt in 2012 afgerond.
• Stofvorming. Het laag houden van hoeveelheid stof is een vereiste om schimmelvorming te voorkomen. Er zijn offertes aangevraagd voor reinigigingskosten van de magazijnen.

De offertes betreffen de magazijnen van de UB en het boekenmagazijn van het Zernikecomplex. Na besluitvorming over de offertes zal er mogelijk beleid worden ontwikkeld voor het reinigen van de magazijnen. Afronding volgt in 2012.

Albert van der Kloet
hoofd interne dienst

Jan Herman Veldkamp

In 2011 heeft de afdeling Ontwikkeling en Beheer Bibliotheekinfrastructuur  (OBB/BII) het bugtracking systeem Fogbugz ingevoerd.

Doel

• Verbeteren van de service aan de interne en externe klanten door een gestructureerde probleemafhandeling en informatie over probleemstatus.
• Verbeteren van de controle van leveranciers door beter overzicht te houden over aangemelde problemen.
• In kaart brengen van de frequentie en de doorlooptijd van veel voorkomende problemen.
• Opbouwen van een knowledgebase van bekende problemen met de oplossingen, zodat de afdeling minder afhankelijk wordt van de aanwezigheid van experts.

Keuzetraject voor Fogbugz

Een groepje toekomstige gebruikers heeft een aantal systemen getest. Systemen die al bij de RUG in gebruik waren hadden de voorkeur.  De keus viel uiteindelijk op FogBugz vanwege het implementatiegemak.  Een snelle implementatie van het concurrerende systeem zou vier maanden vergen, waarbij de gehele afdeling ook nog een aanzienlijk aantal dagdelen zou moeten inplannen voor configuratie en  instructie. Aanvragen en instellen van FogBugz kostte uiteindelijk 1 persoon 1 uur.

Testperiode

Het plan was om tijdens de trial te beginnen met een kleine groep gebruikers en alleen de issues, die betrekking hadden op LBS, bij te houden in het systeem. Op basis daarvan  zou een beslissing worden genomen. Al snel was er zoveel enthousiasme, dat ook allerlei andere projecten en gebruikers toegevoegd werden. Over wel of niet doorgaan was geen twijfel meer.

De situatie eind 2011

Het systeem is niet meer weg te denken uit de workflow van de afdeling.  FogBugz wordt binnen OBB gebruikt voor de afhandeling van diverse binnenkomende vragen en problemen. Gemiddeld zo’n 60 per week. Top-afhandelaar is Peter van Rees. De afdeling OBB beschikt nu over een systeem,  dat  helpt om de taken op een professionele wijze uit te voeren. De implementatie is bijna stressloos verlopen.

Jan Herman Veldkamp

Studielandschap op de plaats van de voormalige Bibliotheek Wijsbegeerte

In het voorjaar van 2011 is de Bibliotheek Wijsbegeerte verplaatst vanuit de faculteit naar de vierde verdieping van de Universiteitsbibliotheek. Het besluit om de bibliotheekvoorziening te verplaatsen werd in goede samenspraak genomen door de besturen van de faculteit en de Bibliotheek. De faculteit, die de laatste jaren sterk gegroeid is, kampte met gebrek aan werkplekken voor medewerkers en aan overlegruimtes voor studenten. Voor de bibliotheek was het lastig om de baliebezetting rond te krijgen. Met deze verplaatsing kregen de studenten binnen het gebouw van de faculteit een beter geoutilleerde ruimte voor studie en werkplekken.

Het toeval wilde dat eind 2010 de collectie in de vakbibliotheek geactualiseerd en gesaneerd was. Daardoor kon snel het besluit worden genomen om de bestaande collectie integraal over te hevelen. Het plaatsingssysteem en de signaturen van de vakbibliotheek werden met kleine aanpassingen gehandhaafd. De collectie was hooguit enkele dagen tijdens de verhuisoperatie niet beschikbaar. De reeds aanwezige collectie van de studiezaal moest eerst worden geactualiseerd en ontdubbeld. Van de zaalcollectie moesten de signaturen wel worden aangepast. Het ineenschuiven van beide collecties kon niet in het kalenderjaar 2011 worden voltooid.

Na een klein jaar lijken de ervaringen, ondanks het gevoelde verlies, positief. Medewerkers van de faculteit hebben hun weg gevonden naar de balie van de nabijgelegen Bibliotheek Godgeleerdheid en Godsdienstwetenschappen, waarmee de Bibliotheek Wijsbegeerte nu een functionele eenheid vormt. Hier worden bijvoorbeeld ook de IBL-aanvragen verwerkt. Studenten hebben in de werkruimte binnen de faculteit nu de beschikking over een kleine handbibliotheek met naslagwerken en een kast met de verplichte literatuur.

Jacob van Sluis

De vakbibliothecaris treedt op als contactpersoon, nu de faculteit Wijsbegeerte in de bibliotheekbalie haar aanspreekpunt mist. Digitale hulpmiddelen daartoe zijn daartoe ingezet: de LibGuide, een blog als digitale vitrine voor de presentatie van nieuwe aanwinsten en met enige regelmaat een nieuwsbrief. Uiteraard mogen persoonlijke contacten niet ontbreken, bijvoorbeeld door regelmatig de faculteit te bezoeken: voor kort overleg, inspectie van de achtergebleven boekerij of voor het afhalen van post. Het bijwonen van promoties, oraties, recepties en lezingen is belangrijk voor de vakbibliothecaris om op de hoogte te blijven van zwaartepunten en interesses binnen de faculteit. De “wandelgangen” bij zulke gelegenheden zijn vaak bijzonder informatief.

Dr. Jacob van Sluis